¿Qué gastos puede deducirse un autónomo en la declaración del IRPF?

El trabajador por cuenta propia o Autónomo sigue siendo un pilar fundamental para el empleo en España. Sus 3,19 millones de afiliados a esté régimen de la Seguridad Social suponen casi el 18% del total de trabajadores de España. Si tenemos en cuenta, además, los más de 900.000 trabajadores adicionales que contratan los autónomos, el peso total del sector supera el 20%.

En la declaración de renta los ingresos del Autónomo se categorizan por actividades profesionales o  empresariales, dependiendo del tipo de actividad que ejerzan y cómo estén dados de alta. Para generar estos ingresos, en la mayoría de los casos, habrán tenido que incurrir en una serie de gastos previos que habrá que tener en cuenta. Ya sea la gasolina del profesional del transporte, internet en el caso del publicista o las compras que en primer lugar haga el encargado de una tienda, toda actividad está sujeta a unos gastos los cuales podrán computarse de manera distinta.

La normal sería restar esos gastos de los ingresos brutos, pero en el caso de los autónomos existe además un régimen especial que, como veremos a continuación, no recoge estos gastos de forma directa y real, sino que lo hace sujeto a estimaciones. Por ello, antes de saber qué podemos desgravarnos es fundamental conocer primero si podemos hacerlo y cómo realizarlo.

¿Cómo se computan los gastos en estimación directa y objetiva?

En España conviven dos regímenes de tributación para el autónomo: estimación directa y objetiva.  La principal diferencia entre uno y otro radica en el método de cálculo del rendimiento obtenido del negocio.

El primero, el régimen de estimación directa, descuenta del volumen total de ingresos, los gastos deducibles de manera que obtiene como resultado un beneficio o perdida neto que será la cifra que presentaremos en la liquidación de nuestra declaración de la renta. 

El segundo, el régimen de estimación objetiva, también conocido como el régimen de módulos, basa su cálculo no en los ingresos reales sino en valorar los medios de producción que utilizamos para realizar nuestro negocio y los supuestos resultados económicos que obtenemos con ellos. En el caso de una tienda, por ejemplo, serían los metros cuadrados de local, trabajadores contratados por cuenta ajena (asalariados), y aquellos con otro tipo de relación laboral, como es el propio autónomo y su familia. Para un transportista, en cambio, sería el vehículo y sus características. 

El problema de esta modalidad de computar el pago, que se realiza por tablas según el baremo que cada medio de producción tenga, es que puede alejarse de la realidad. En el arranque de la actividad cuando los ingresos son limitados, puede que paguemos impuestos aun teniendo pérdidas. En cambio, muchas actividades consolidadas tributan menos impuestos por hacerlo mediante estimación objetiva. Esta situación está provocando que cada vez se limite más su uso, imponiendo ciertas restricciones en algunas actividades o importes máximos de facturación. De esta manera, si se supera un tope es obligatorio pagar los impuestos mediante estimación directa, que es la forma mayoritaria y cada día más usada.
 
 
¿Cuándo elegir uno u otro?
 
A la hora de elegir entre uno de los dos sistemas de tributación tenemos que tener primero en cuenta que bajo el sistema de módulos se paga siempre la misma cuota independientemente de que se haya obtenido un beneficio o pérdida neta real, mientras que en el sistema de estimación directa sólo se paga si el rendimiento neto obtenido es positivo y varía en función de la cantidad.
 
Por lo anterior, antes de tomar una decisión de cual sistema utilizar, tenemos que calcular que cuota nos correspondería por módulos en base a los medios de producción de nuestro negocio. Los medios a tener en cuenta vienen determinados en la normativa y dependen de la actividad que desarrollamos.  Una vez hayamos calculado la cuota, sabremos si nos resulta más beneficioso dicha cuota por módulos o es mejor realizar el cálculo real de resultados del negocio según el sistema de estimación directa.
 
 
¿Qué gastos se pueden incluir?
 
A la hora de deducir gastos, hay que tener en cuenta los siguientes puntos que, aunque a priori puedan parecer obvios, no siempre se cumplen lo cual generará el rechazo por parte de la Agencia Tributaria del gasto computable. Es fundamental la justificación del gasto y por ello hay que tener en cuenta: 

1. 1- El gasto debe estar siempre vinculado a la actividad económica o en su caso, como algunos seguros, a la protección del trabajador.
2. 2- Siempre deben reflejarse en una factura, en general a nombre del autónomo, o en caso de pequeños importes en facturas simplificadas con la identificación fiscal de quién la emite.
3. 3- En caso de gastos de usos mixtos (personal y profesional), separar y justificar correctamente la parte que podamos deducirnos. Por ejemplo, si compartes tu casa para uso profesional y personal, hay que justificar qué porcentaje de metros cuadrados en verdad usas para realizar tu actividad.

Con estas premisas, la Agencia Tributaria establece un extenso listado de gastos deducibles. Enumeramos los más habituales, así como la problemática que pueden generar: 

Gastos de explotación: son los más importantes en actividades de compraventa, ya sea al público (comercio), o a otras empresas o profesionales. Se computan por la totalidad de su coste.

Salarios y Seguridad Social: hay que diferenciar, en primer lugar, la partida que va a los trabajadores que podamos tener asalariados. En este caso, el gasto será el salario bruto (ya que hacemos también los pagos a cuenta de sus retenciones) y la cotización que como empresario hagamos a la Seguridad Social. 

En segundo lugar, está la propia cotización a la Seguridad Social del autónomo ya que no recibe ningún salario. Sus ganancias serán el resultado, como hemos señalado, de restar a todos sus ingresos, los gastos correspondientes.

Alquileres: los más comunes son los inmuebles y cada vez más el renting de vehículos. Hay que tener cuidado en este apartado ya que también cubre otro tipo de gastos como, por ejemplo, el seguro del vehículo y los gastos de mantenimiento, por ello, se suele imputar contablemente de forma separada. 

Servicios Exteriores: Es una partida muy común para la mayoría de los autónomos, incluye gastos como telefonía, internet, luz, agua, etc. En el caso de los gastos derivados de los suministros solamente será deducibles cuando los mismos se destinen exclusivamente al ejercicio de la actividad, no pudiendo en este caso aplicarse la misma regla de prorrateo que se puede aplicar en el caso de la vivienda.

Servicios de profesionales independientes: son servicios que no se contratan a empresas sino a otros profesionales autónomos como pueden ser notarios, abogados, economistas, etc. A diferencia de otros gastos, además del IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) son facturas con retención al IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).

Tributos: siempre que sean fiscalmente deducibles, como lo son el impuesto de bienes inmuebles (IBI) por los locales afectos a la actividad económica o compartida en el porcentaje indicado, el impuesto de actividades económicas (IAE) en su totalidad y otros tributos como, por ejemplo, los derivados del registro de patentes y marcas.

Gastos financieros: Pueden ser de dos tipos. Por un lado, los intereses de todas las operaciones de financiación como los préstamos, las tarjetas de crédito, factoring, confirming o de las operaciones de fraccionamiento de impuestos con la Agencia Tributaria. Por otra parte, los derivados de comisiones por la operativa con nuestra entidad financiera. 

Amortizaciones: Importe del deterioro o depreciación de las inversiones destinadas a la actividad de la empresa, como vehículos, inmuebles, mobiliario o equipo informático.

Seguros afectos a la actividad profesional: Como serían por ejemplo las pólizas por responsabilidad civil.

Casos especiales a tener en cuenta: 

Vivienda para uso particular y oficina: Si el local u oficina es en un local distinto a la vivienda, puedes desgravarte todos los gastos que este origine. Pero si usas parte de tu casa para el ejercicio de tu actividad profesional, puedes deducir únicamente la parte que utilices para tu negocio. Por ejemplo, si el despacho y un elemento común fundamental como el aseo es un 15% de la casa, ese será el porcentaje que podrás para deducir en gastos como el alquiler o la luz de la vivienda.

Vehículo: Sólo te desgravas el 100% si es una actividad dedicada al transporte ya sea de viajeros o de mercancías. El resto no tendrá la posibilidad de deducir estos gastos en el IRPF, únicamente un 50% a través del IVA.

Transporte público y gastos de viaje: Debe estar muy claro el carácter profesional del viaje, con lo que debe girarse factura a tu nombre y es recomendable que tengas clara justificación del destino de ese viaje (una cita con un cliente, por ejemplo), para poder justificarlo a Hacienda en caso de duda.

Ropa: Sólo vestuario profesional. Ropa con anagrama o logotipo del negocio, o vestimenta que se utilice para la actividad, como por ejemplo, uniformes, vestimenta adecuada si eres médico, cocinero, etc.

Seguro de salud: Es un caso especial ya que puedes cubrir no sólo tu póliza, sino también las de tu cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan contigo, con un límite de 500€ por persona (1.500€ en el caso de personas con discapacidad).

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